1. Dataansvarlig
Haderslev Kristne Friskole
Louisevej 7
6100 Haderslev
Cvr.nr.: 58408115
Ledelse/kontaktperson:
Stefan Christensen
Telefon: 74529994
E-mail: kontor@hkf.dk
2. Formål med, og hjemmel til, behandlingen.
Haderslev Kristne Friskole behandler personoplysninger for at drive skole og opfylde forpligtelserne i vores aftaleforhold.
2.1 Elever og forældre
Elever
Når en elev indmeldes på HKF, behandler vi følgende oplysninger om eleven: navn, CPR, adresse, nationalitet, klassetrin, evt. tidligere skole.
I forbindelse med indmeldelse svarer forældrene endvidere på, om der er oplysninger om barnets sygdomme, allergier, mv., som kan have betydning for skolegangen.
Disse oplysninger behandles ikke uden forældrenes samtykke.
Endvidere spørger vi i forbindelse med indmeldelse forældrene, om barnet tidligere har været i kontakt med PPR, talepædagog, AKT, SP eller andet, som kan være relevant for skolegangen eller gangen i børnehaven samt spørger om årsagen hertil.
Hvis forældrene svarer bekræftende, beder vi om forældrenes samtykke til at indhente og behandle oplysningerne.
Endelig beder vi i forbindelse med indmeldelse på skolen om forældrenes samtykke til, at vi må bruge billeder og videoklip på skolens hjemmeside, sociale medier, nyhedsmedier skriftlig og elektronisk materiale om skolen.
Når eleven er optaget og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger: evt. karakterer, sygefravær, andet fravær, UNI-login, mv.
Såfremt der laves en indstilling til talepædagog, fysioterapeut eller PPU indhentes forudgående samtykke hos forældrene og der videregives således ingen oplysninger i den forbindelse uden samtykke.
Alle elever på skolen tildeles et UNI-login og en Microsoft konto under Haderslev Kristne Friskoles domæne.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
Persondataforordningens artikel 6.1 (a) - Samtykke
Persondataforordningens artikel 6.1 (b) - Aftale/kontrakt
Persondataforordningens artikel 6.1 (c) - Friskoleloven
Forældre
Om forældrene behandler vi følgende almindelige personoplysninger: navn, CPR, adresse, tlf.nr., mailadresse og oplysning om hvorvidt forældremyndigheden er delt eller fælles.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
Persondataforordningens artikel 6.1 (b) - Aftale/kontrakt
Persondataforordningens artikel 6.1 (c) - Friskoleloven
Venteliste
Ved optagelse på ventelisten behandler vi oplysninger om barnets navn, adresse og fødselsdag og år samt forældrenes navn, adresse, tlf. og mail
I nogle tilfælde kan vi også behandle CPR-nr. på ventelisten,
Retsgrundlaget for behandlingen er:
Persondataforordningens artikel 6.1 (a) - Samtykke (CPR-nr.)
Persondataforordningens artikel 6.1 (b) - Aftale
2.2 Ansøgere
I forbindelse med rekruttering behandler vi ansøgeres personoplysninger.
Vi behandler de oplysninger, herunder personoplysninger, som er indeholdt i ansøgerens ansøgning og vedkommendes cv med henblik på at evaluere ansøgningen.
Vi anbefaler, at ansøgningen ikke indeholder følsomme personoplysninger som fx oplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv.
Hvis ansøgeren bliver tilbudt en stilling hos os, vil ansøgningen samt yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsen, blive en del af den ansattes personlige personalemappe, og vil følge slettepolitikken for denne.
Hvis ansøgeren ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi ansøgningen og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre ansøgeren har givet samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger.
Når der sendes en uopfordret ansøgning eller blot et cv til skolen, vil ansøgerens personoplysninger blive gemt i en periode på 6 måneder, medmindre ansøgeren har givet samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger.
Retsgrundlaget for behandlingen er Persondataforordningens artikel 6.1 (f) - Skolens legitime interesse i ansættelse og rekruttering.
2.3 Markedsføring
Nyhedsmail:
Vi behandler navn og emailadresser for modtagere af vores nyhedsmail, formålet er oplysning som skolens virke til forældre, skolekredsmedlemmer og direkte marketing til interesset.
Vi har indgået aftale med mailchimp der definerer betingelserne for brug af mailchimps nyhedsmailtjeneste. Disse betingelser baserer sig primært på Mailchimp Tjenestevilkår og tillægget vedr. fælles dataansvar.
Se Mailchimps Privatlivspolitik for mere information omkring Mailchimps håndtering af personoplysninger.
Hjemmeside:
I forbindelse med et besøg på Haderslev Kristne Friskoles hjemmeside, kan trafikken blive registreret ved hjælp af cookies. Se pkt. 2.5 vedr. cookies.
Retsgrundlaget for behandlingen er Persondataforordningens artikel 6.1 (a) - Samtykke
2.4 Sociale medier
Ved et besøg på vores sociale medier, placerer mediet cookies på den brugte enhed. Det sociale medie behandler således oplysningerne, uanset om man har en profil eller ej.
Oplysninger, som de sociale medier indsamler, gøres i meget begrænset omfang tilgængelig for os i anonymiseret form. Det sker ved at vise os besøgsstatistikker, hvilken gør det muligt for os at forbedre vores brug af profilen.
Haderslev Kristne Friskole har profiler eller sider på følgende sociale medier:
Facebook
Vi har indgået aftale med Facebook der definerer betingelserne for brug af Facebook Virksomhedsside. Disse betingelser baserer sig primært på Facebooks Tjenestevilkår og tillægget vedr. fælles dataansvar.
Se Facebooks Privatlivspolitik for mere information omkring Facebooks håndtering af personoplysninger.
Vi har indgået aftale med Instagram der definerer betingelserne for brug af Instagram-profilen. Disse betingelser baserer sig primært på Instagrams Tjenestevilkår og tillægget vedr. fælles dataansvar. (Facebook og Instagram har samme ejer - Meta)
Se Instagrams Privatlivspolitik for mere information omkring Instagrams håndtering af personoplysninger.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
Persondataforordningens artikel 6.1 (f) - Virksomhedssider på sociale medier.
I nogle tilfælde vil opslag af billeder og videoer ske med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.1 (a) samtykke.
2.5 Cookies
I forbindelse med et besøg på Haderslev Kristne Friskoles hjemmeside og sider på sociale medier, kan trafikken blive registreret ved hjælp af cookies.
Formålet er at måle trafikken, lave statistik over de besøgte sider og målrettet markedsføring.
Når der sendes beskeder via formularer på hjemmesiden sker det over sikre, krypterede forbindelser (SSL).
Læs mere om vores cookiepolitik og/eller ændre dit samtykke her. https://haderslevkristnefriskole.dk/cookies
Retsgrundlaget for behandlinger er Persondataforordningens artikel 6.1 (a) - Samtykke
3. Videregivelse af persondata
Som udgangspunkt er det alene skolen, der modtager og anvender personoplysninger, som vi har om en elev eller forældre.
Skolen har retningslinjer for, hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og forældre samt hvordan de personlige oplysninger opbevares. Eksempelvis er det som udgangspunkt alene skolens leder, som har adgang til alle oplysninger, og klasselæreren har alene adgang til oplysninger om det barn, som læreren er klasselærer for.
Vi videregiver også oplysninger til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi er forpligtet efter reglerne herom.
I nogle tilfælde videregiver vi også oplysninger i forbindelse med håndtering af cookies, se mere om det i vores Cookiepolitik.
Derudover videregiver vi kun personoplysninger til tredjemand, herunder offentlige myndigheder, hvis du udtrykkeligt har givet samtykke til det, eller vi har en lovpligtig forpligtigelse til det.
Brug af databehandlere:
Personoplysninger behandles også hos vores databehandlere i forbindelse med drift af it-systemer, backup og tilknyttede ydelser.
4. Samtykke
I de fleste tilfælde er vores behandling af personoplysninger baseret på et andet retsgrundlag end samtykke.
I det omfang vi måtte have indhentet et samtykke til en given behandling af personoplysninger, gælder, at den registrerede til enhver tid har ret til at trække sit samtykke tilbage. Dette gøres ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis den registrerede vælger at trække sit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af personoplysninger på baggrund af det tidligere meddelte samtykke op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis den registrerede tilbagetrækker sit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
5. Opbevaring og sletning af persondata
Vi sletter alle personoplysninger efter de almindelige forældelsesregler, der gælder i Danmark. Vi sletter løbende personoplysninger, som ikke er nødvendige, når vi har opfyldt vores forpligtelser i forhold til et eller flere af de formål de er indsamlet til.
Hvis du vil vide mere om, hvor længe vi gemmer dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.
6. Den registreredes rettigheder
Den registrerede har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis registrerede vil gøre brug af sine rettigheder, skal den registrerede kontakte os.
- Ret til indsigt og berigtigelse
Den registrerede kan når som helst anmode om at se sine persondata og berigtige/opdatere oplysningerne. - Ret til at anmode om sletning
Den registrerede kan få sine personoplysninger slettet, medmindre vi af regnskabsmæssige eller juridiske årsager skønner, at det er nødvendigt at beholde dem i en længere periode. Oplysningerne slettes senest, når eventuelle formueretlige krav er forældet. - Ret til begrænsning af behandling
Den registrerede kan styre eventuel begrænsning af behandlingen. - Ret til indsigelse
Den registrerede har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af personoplysninger. - Ret til at få overført/udleveret oplysninger (dataportabilitet).
Den registrerede har i visse tilfælde ret til at modtage sine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne overføres fra én dataansvarlig til en anden.
Den registrerede har ret til at modtage de personoplysninger, som den registrerede selv har givet til os.
Du kan læse mere om registreredes rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder her.
Klage til Datatilsynet. Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for, at blive orienteret og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk, se evt. mere på www.datatilsynet.dk.